+90 332 350 70 81

Sosyal Medyada Biz}

Proje Yönetimi

Proje Yönetimi

Proje yönetimi, yönetim teorisinin evriminde meşru bir yer edinmiştir. Proje yönetiminin ortaya çıkmasıyla eş zamanlı olarak yönetime “sistem yaklaşımı” olmuştur. Bu makalenin amacı, proje yönetimi ve sistem yaklaşımını bir proje yönetim sistemi açısından bir araya getirmenin bir yolunu önermektir İlk olarak, “sistem yaklaşımına” kısa bir bakış.

Sistem Yaklaşımı

“Sistemler” yaklaşımı, organizasyonlardaki karmaşık problemler ve fırsatlarla başa çıkmanın bir yolunu tanımlar; bu yaklaşım son yıllarda profesyonel dergilerde ve popüler basında çokça duyurulmaktadır. Literatür, profesyonel dergilerdeki sistem yaklaşımının doğasına ilişkin ezoterik reçetelerden popüler basındaki “yemek kitabı” tariflerine kadar uzanmaktadır.

Sistem yaklaşımı genellikle dünyayı disiplinli bir şekilde görme ve bu dünyadaki sorunların çözümü ve fırsatlardan yararlanma olarak tanımlanır. Bazı yazarlar, sistem yaklaşımını, sorunu en büyük boyutlarına ulaştırma ve ardından sorunları yeniden tanımlama, analiz etme, sentezleme, geri bildirim yoluyla iyileştirme ve son olarak karar sürecinde alternatif eylem yollarını doğrulama süreci olarak tanımlar. Diğerleri, dünyayı ve sistem bağlamındaki sorunlarını ve fırsatlarını “her şey”in “diğer her şey” ile ilişkili olduğu görüşündedir. Bir sistemin sözlük terimleriyle “organizasyon veya karmaşık bir bütün; karmaşık veya üniter bir bütün oluşturan şeylerin veya parçaların bir araya getirilmesi veya birleşimi”, bir “sistemin” anlamını proje yönetimi ile ilişkilendirmek için iyi bir hareket noktası sağlar.

Proje yönetimi kendi sistemleri bağlamında ele alınırsa , daha büyük sistemi oluşturan bir dizi alt sistemi doğal olarak içeren bir proje yönetim sisteminden bahsedebiliriz . Bu daha büyük sistemin etkinliği, destekleyici alt sistemlerin bireysel olarak etkinliğine ve bu alt sistemlerin bir varlık olarak işlev görürken daha büyük sistemle nasıl sinerji oluşturduğuna bağlıdır. Bir proje yönetim sisteminin, kuruluştaki proje yönetiminin başarısını veya başarısızlığını nihai olarak belirleyen, çevresinde bir varlık olarak çalışma şeklidir.

Sistem terimleriyle bir proje yönetimi kavramı geliştirmek , proje yönetim sisteminin mümkün olduğu kadar geniş bir bağlamda görülmesini gerektirir. Proje yönetimi bir organizasyona dahil edildiğinde “sistem bakış açısının” bu bağlamı dikkate alınmalıdır. Çoğu zaman bir yönetici, tam bir “sistem” değişikliği yoluyla çevrede neler olduğuna dair gerçek bir düşünce vermeden, kuruluşunu bir “matris” yapı biçiminde yeniden düzenler. Bir süre geçtikten sonra, organizasyon yapısının “matris” formu çalışmıyor. Örneğin:

— Kuruluşun üyeleri, ortaya çıkan çeşitli yetki ve sorumluluk kalıplarını tam olarak anlayamayabilir. Kişilerarası çatışma vardır; insanlar, proje yönetiminin getirdiği kişisel ve organizasyonel ilişkilerdeki değişime direnirler.

— Organizasyon içinde proje üzerinde gerçekleştirilen bilgi akışları, raporlama çalışmaları, bilgi proje bazında arandıkça daha karmaşık ve iç içe geçmiş, farklı organizasyonel işlevleri ve seviyeleri aşmıştır.

— Bilgiler proje bazında arandığı için yöneticiler örgütsel işlevleri ve seviyeleri konusunda aşırı koruyucu olurlar .

— Yöneticiler, kurumsal “bölgeleri” konusunda aşırı korumacı hale gelirler ve bu alana kaynak ayırma konusunda tek taraflı haklara inanırlar.

— Organizasyondaki işlerin kontrolü zorlaşır ve karışır. Şu soruyla ilgili belirsizlikler ortaya çıkıyor: “İş, organizasyonun birkaç farklı işlevsel unsuruna bölündüğünde, bir projedeki işten gerçekten kim sorumlu?”

— İnsanlar, iki patron için çalışmak zorunda kalarak, komuta birliğinin bariz ihlalinden rahatsız oluyorlar. “Kim kimin için çalışıyor?” Sorusu. sıklıkla yükseltilir.

— Örgütte istikrarsız bir “kültürel ortam” var. İnsanlar, özellikle matris organizasyonundaki raporlama ilişkileriyle ilgili olarak, kabul edilebilir davranışın ne olduğunu gerçekten bilmiyorlar.

Bir süre sonra insanlar proje yönetiminin umulduğu gibi çalışmadığını anlamaya başlarlar. İşler hala geleneksel tarzda yapılıyor, ancak daha fazla tartışma, hayal kırıklığı ve sürtüşme ile. Matris organizasyonu anlaşılmıyor! İnsanlar genel olarak proje yönetimi fikrinden hoşlanmazlar; herkesin neler olduğunu bildiği “eski güzel günleri” özlüyorlar!

Örgüt üyelerinin hissettiği genel rahatsızlık durumu muhtemelen birkaç nedenden dolayı ortaya çıkmıştır. Birincisi , proje yönetimi, toplam sistem bağlamında tanınmadı; toplam “sistem etkisinin” ne olacağı konusunda herhangi bir değerlendirme yapılmadan kuruluşa tanıtıldı. İkincisi , insanları bir organizasyonda proje yönetimi tanıtıldığında ortaya çıkan kültürel değişikliklere hazırlamaya yetersiz ilgi gösterildi. Bu makalenin sonraki bölümlerinde, proje yönetiminin sistem terimleriyle tanımlanması yoluyla proje yönetiminin “sistem yaklaşımı” önerilecektir.

Proje Yönetim Sistemi Tanımlama

Proje yönetimini tanımlamanın temeli olarak bir “sistem” kavramı alınırsa, “alt sistemler” aşağıdaki gibi tanımlanabilir:

Proje ekiplerini işlevsel yapı üzerine yerleştirmek için kullanılan Kolaylaştırıcı Organizasyonel Alt Sistem veya organizasyonel düzenleme. Ortaya çıkan “matris” organizasyonu, belirli projeleri başlatmak ve tamamlamak için kurumsal bir odak noktası sağlamayı amaçlayan resmi yetki ve sorumluluk kalıplarını ve kişisel raporlama ilişkilerini tasvir eder. Böyle bir organizasyon bağlamında birbirini tamamlayan iki organizasyon birimi ortaya çıkma eğilimindedir: Proje ekibi ve işlevsel birimler.

Projelerin seçimi, proje amaç ve hedeflerinin belirlenmesi ve bu amaç ve hedeflerin gerçekleştirileceği stratejinin formülasyonu ile ilgilenen Proje Planlama Alt Sistemi . Proje planları, başarılı proje başarısı için hem amaçları hem de araçları belirler. Proje planı, nerede bulunursa bulunsun organizasyonel kaynaklara dayanan projeyi desteklemek için kaynakların nasıl tahsis edileceği ile ilgilenir.

Proje Kontrol Alt Sistemi , proje takvimi, bütçe ve teknik performans için performans standartlarının seçimini sağlar. Bu alt sistem, gerçek ilerlemeyi planlanan ilerlemeyle ve gerektiği gibi düzeltici eylemin başlatılmasıyla karşılaştırmak için bilgi geri bildirimi ile ilgilenir. Bir kontrol alt sisteminin mantığı, sonuçları zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmek için proje üzerinde çalışmakta olan çeşitli organizasyonel birimlerin izlenmesi ihtiyacından doğar.

Proje Yönetimi Bilgi Alt Sistemi , projelerin etkin kontrolü için gerekli olan istihbaratı içerir . Bu alt sistem, doğası gereği gayri resmi olabilir – proje çalışmalarının durumu hakkında bilgi bildiren proje katılımcıları ile periyodik toplantılardan oluşur – veya neler olup bittiğine dair sık ​​sık “çıktı” sağlayan resmi bir bilgi alma sistemi olabilir. Bu alt sistem, proje ekibi üyelerinin proje yönetiminde kararlar almalarını ve uygulamalarını sağlamak için istihbarat sağlar.

Teknikler ve Metodoloji , burada alt sistem teriminin kullanıldığı anlamda gerçekten bir alt sistem değildir. PERT, CPM, PERT-Maliyetle ilgili çizelgeleme teknikleri, modelleme, simülasyon, doğrusal programlama, regresyon analizi ve proje kararlarının alınmasında risk ve belirsizlik faktörlerinin değerlendirilmesine yardımcı olan bu tür yönetim bilimi teknikleri gibi teknikler ve metodolojiler.

Organizasyonda proje yönetiminin uygulandığı Kültürel * Ambiyans Alt Sistemi . Kültürel ortamın doğasının çoğu, insanların – sosyal grupların – organizasyonda proje yönetiminin yürütülme şekli hakkında nasıl hissettikleri ile tanımlanabilir. Sosyal grupların duygusal kalıpları, algıları, tutumları, önyargıları, varsayımları, deneyimleri, değerleri, hepsi organizasyonun kültürel ortamını geliştirir. Bu ortam, insanların nasıl davrandıklarını ve tepki verdiklerini, nasıl düşündüklerini, hissettiklerini ve organizasyonda ne söylediklerini etkiler ve bunların hepsi nihayetinde organizasyonda sosyal olarak kabul edilebilir davranış olarak kabul edilenleri belirler.

Kültürel Ortam Alt Sistemi — Daha İleri Bir Bakış

Sosyolojik bir bakış açısından, bir kültür, bir dereceye kadar ortak amaç, hedef, dil, gelenek, görenek ve geleneklere sahip bir grup insan içindeki sosyal ve entelektüel kalıplardan gelişir. Örgütsel bağlamında, proje yönetimi için kültürel ortam, projeleri yöneten katılımcılarda ortaya çıkan sosyal ifadeyle ilgilenir. Bu tür örgütler içinde, o örgütün üyelerinin belirli davranış kalıplarını yansıtan bir kültürel sistem ortaya çıkar. Bu tür davranışsal özellikler, tutumları ve çalışma tarzını etkiler.insanlardan. Bir proje yönetimi organizasyon toplumu, farklı organizasyonel rollerdeki birçok katılımcıdan oluşur. Üstler, astlar, akranlar, ortaklar – hepsi bir projeyi tamamlamak için birlikte çalışıyor. Nihai olarak ortaya çıkan kültürel ortam, katılımcıların örgütsel çevre içinde nasıl hissettikleri ve hareket ettiklerine bağlıdır.

Bir organizasyonun kültürel ortamı sadece ilgili kişilerden ibaret değildir. Bir matris organizasyonu aracılığıyla proje amaçlarını gerçekleştirmek amacıyla politika, planlar, prosedürler ve resmi organizasyonel raporlama ilişkileri yoluyla birleştirilen insanlardır. Matris organizasyonunun amaçlanan resmi ilişkileri, organizasyon şemalarında, proje yönetimi kılavuzlarında, iş tanımlarında, politikalarda, planlarda, prosedürlerde ve bu tür belgelerde tasvir edilir. Bu dokümantasyon, organizasyonda işleri yapmanın “resmi” yolunu belirlemek için geliştirilmiştir.

Herhangi bir resmi belgede açıkça belirtilmeyen ve “gayri resmi” örgütlenme yoluyla ortaya çıkan başka kültürel güçler de vardır. Kültürel anlamda, işleri yapmanın bu gayri resmi yolları, insanların belirli bir davranışını geliştirmeye veya engellemeye yardımcı olur. Bu davranışsal tutum genellikle şu ifadeyle gösterilir: “Eh, biz burada işleri böyle yapıyoruz.”

Bu kültürel ortam , hem resmi liderlik rollerini üstlenenler hem de kişisel karizmaları, bilgileri, uzmanlıkları ve kişilerarası becerileri aracılığıyla başkalarını etkileyebilen “gayri resmi” liderler olarak ortaya çıkan bireyler olan organizasyondaki kilit kişilerin önyargılarını ve çalışma şeklini yansıtır. , sosyal bağlar vb.

Proje yönetim sistemi için kültürel ortam, bu kültür için önemlidir, sonuçta neyin başarılacağını ve nasıl yapılacağını belirler. Bu ortam, matris organizasyonunda kararların alınma ve uygulanma şeklini etkiler. Başarılı proje yönetimini kolaylaştırabilecek kültürel ortamın açıklayıcı bir özeti, aşağıdakiler gibi belirli faktörleri yansıtır:Proje katılımcılarının, proje yönetimindeki sorunları ve fırsatları çözmek için eylem kursları tasarlamanın yanı sıra, soru veya sorunun tanımlanmasına aktif olarak katkıda bulunduğu karar vermede fikir birliği yaklaşımı .Proje yöneticilerinin, genel müdürlerin, fonksiyonel yöneticilerin ve proje üzerinde çalışan diğerlerinin resmi yetki ve sorumluluk standartlarını betimleyen, matris organizasyonel ilişkilerin açık bir resmi modeli .Projenin yönetiminde “bir şeylerin yanlış olduğunu” hisseden herhangi bir proje katılımcısı tarafından üstlenilen düşman rolü . Böyle bir düşman rolü, hedefleri, stratejileri, hedefleri sorgular ve bir projenin yönetimi sırasında sorulması gereken zor soruları sorar. Bu tür kendiliğinden düşman roller, gerçekçi olmayan veya aşırı iyimser kararlara karşı korunmak için değerli bir “dengeler ve dengeler” sağlayabilir. Sosyal olarak kabul edilebilir bir düşman rolü, kararların alındığı “veri tabanlarının” titiz ve nesnel gelişimini kolaylaştırır.İnsanlar projenin yönetimine gerçekten katılırlar. Zamanlarını buna ayırırlar ve proje kaynaklarının planlanması ve kontrolünde bencil hale gelirler. Proje müzakerelerinin aktif katılımcıları olarak, projeyi geliştirmek için yenilikçi fikirler önermek veya işler olması gerektiği gibi gitmediğinde “alarmı çalmak” konusunda hızlıdırlar.Kuruluşun yapısı ve bu yapıyı tanımlayan yetki ve sorumluluk hatları esnek olma eğilimindedir. Bu hatlar arasında, pozisyon tanımının yapılması gerektiğini söylediği şeyden ziyade, durumun garanti ettiği örgütsel bir rolü üstlenen insanlar arasında çok fazla fikir alışverişi var. Böyle bir örgütsel bağlamda yetki, gerekli kararı vermek için en iyi referanslara sahip olan kişiye yönelir.Proje yöneticisi, aktif bir insan “yöneticisi” olmaktan çok bir kolaylaştırıcıdır. Gerekli kararların alınmasını ve kararların projede uygulanması için stratejilerin tasarlanmasını sağlayarak planlama, organize etme ve kontrol yönetim işlevlerini yerine getirir. Projedeki katılımcıların ekonomik ve sosyal tatmin ile birlikte çalışabilecekleri bir ortam sağlar.Kaynakların çeşitli projeler arasında dağılımı konusunda kaçınılmaz olarak ortaya çıkan çatışmanın çözümüne yönelik bir süreç geliştirilmiştir. Proje ve fonksiyonel yöneticiler, kıt kaynakların organizasyondaki çeşitli projelere nasıl tahsis edileceğini müzakere etmek için “mahkemede” vakit geçireceklerini bilirler.

Bir organizasyona proje yönetim sisteminin getirilmesi, kültürel ortamda birçok değişikliği beraberinde getirir. Başarı şansını arttırmak için proje yönetimi bir “sistemler” bağlamında düşünülmeli ve buna göre geliştirilmeye başlanması için strateji geliştirilmelidir.

02 Temmuz 2021
15 kez görüntülendi

ZİYARETÇİ YORUMLARI

Henüz yorum yapılmamış. İlk yorumu aşağıdaki form aracılığıyla siz yapabilirsiniz.

BİR YORUM YAZIN