+90 332 350 70 81

Sosyal Medyada Biz}

Döküman Yönetimi

Döküman Yönetimi

Bugünün işletmeleri geçmişte olduğundan daha fazla zorlukla karşı karşıya. Teknolojinin günümüz iş dünyasının hemen her yönü üzerinde bu kadar büyük bir etkiye sahip olmasıyla birlikte, hemen hemen her sektördeki kuruluşlar, iş gününe en iyi nasıl yaklaşılacağı konusunda mücadele ediyor. Modern teknolojinin iş operasyonları üzerindeki en büyük etkilerinden biri, kuruluşunuza belge yönetim yazılımı ekleyerek kağıt belgelerin ölümü etrafında döner.

Kağıt pahalıdır, savurgandır, güvenli olmaktan uzaktır ve iş dünyasının geleceğinde çok az yeri vardır. Bazı işletmeler kağıttan uzaklaşmaları gerekmediğini düşünürken, bu uygulamaya başlamak hiç bu kadar önemli olmamıştı. Kağıttan dijital belgelere geçişin nasıl yapılacağını bilmek zor olabilir… ve işleri baştan sona almanın iyi tasarlanmış bir belge yönetim sistemini uygulamaktan daha iyi bir yolu yoktur.

Belge yönetim sistemi nedir?

Basitçe ifade etmek gerekirse, “belge yönetim sistemi” terimi, elektronik belgeleri saklamanıza ve takip etmenize izin veren yazılımı ifade eder. Bu, herhangi bir belge yönetim sisteminin en temel işlevi olsa da, işlevsellik göz önünde bulundurularak tasarlananlar genellikle çeşitli özelliklerle birlikte gelir.

Belge yönetim sistemleri birçok şekil ve boyutta gelir. Bazıları bağımsızdır… yani, yalnızca kullanıcılara dosya ve belgeleri yönetmede yardımcı olmak amacıyla tasarlanmış programlardır. Diğerleri, birkaçını saymak gerekirse, takvimler, mesajlaşma, bloglama, wiki’ler ve vaka izleme dahil olmak üzere, işle ilgili bir dizi başka aracı içeren daha sağlam bir paketin parçası olarak gelir. Genellikle sosyal işletme yazılımı, sosyal intranet yazılımı veya işbirliği araçları olarak adlandırılan bu paketler, günlük işlemleri yürütmek için tekil bir araç arayan işletmeler için idealdir ve Communifire bu kategoriye sıkı sıkıya bağlıdır.

Bugün ihtiyacınız olan en iyi 7 belge yönetimi özelliği:

Tahmin edebileceğiniz gibi, tüm belge yönetim sistemleri eşit yaratılmamıştır. Onları birbirinden ayıran pek çok şey var… ve iyi tasarlanmış bir platformu neyin oluşturduğunu anlamak, modern işletmeler (küçük, orta ve büyük) için önemlidir.

Bir doküman yönetim sistemi satın alırken özelliklerini göz önünde bulundurun ve aşağıdaki standartları karşıladığından emin olun:

1. Bulut erişimi.

Bu günlerde, iş dünyasında neredeyse her şey çevrimiçi olarak gerçekleşiyor. Çalışanların belgeleri herhangi bir zamanda ve herhangi bir yerde yüklemesi ve indirmesi gerektiğinden, bulut erişimi bir zorunluluktur. Web tabanlı belge yönetim sistemleri endüstride hızla standart haline gelirken, hala web entegrasyonu özelliği olmayan bir dizi seçenek var… ve bu seçeneklerden kaçınılmalıdır.

2. Akıllı organizasyon.

Birçok belgeyle uğraşmak hızla sorunlu hale gelebilir. Bu özellikle büyüyen işletmeler için geçerlidir. Bir şirket büyüdükçe, organize edilecek daha fazla belge olması daha olasıdır. Organizasyon hiyerarşisi, bir doküman yönetim sistemi seçerken göz önünde bulundurulması gereken en önemli özelliklerden biridir. Kategorizasyon, etiketleme ve derecelendirme, ihtiyacınız olan dosyaları mümkün olan en kısa sürede bulmanıza yardımcı olacaktır.

3. Kullanıcı arayüzü.

Personeliniz belge yönetim sisteminizi günlük olarak kullanacak, bu nedenle yazılımın çekici bir kullanıcı arayüzü veya kullanıcı arayüzü içerdiğinden emin olmak isteyeceksiniz. Bu, bulmacanın en önemli parçalarından biri olan, oturum açtığınızda sizin ve çalışanlarınızın gördüğü şeydir. Belge yönetim sisteminiz göz yoruyorsa, kimse geçiş yapmak istemeyecektir.

4. Güçlü bir arama özelliği.

Bilgi tabanınız daha ayrıntılı hale geldikçe, belirli belgeleri ve dosyaları bulmak giderek zorlaşabilir. Ekibinizin tüm içeriğinizi arayabilmesi çok önemlidir, ancak pek çok belge yönetim sistemi bu önemli özellikten yoksundur. Bir güçlü arama motoru doğru bir şirketin bilgi tabanını göz yardımcı olabilir uzun vadede sizin ve personelin zaman büyük bir tasarruf düzenli olarak kullanışlı olacaktır.

5. Sürüm kontrolü.

Yüklenen belgeler her zaman akış halinde olduğundan, her şirketin güncellemeleri ve farklı dosya sürümlerini içeren bir belge yönetim sistemi olmalıdır. Herkes önceki bir belgeye geri dönmenin imkansız olduğu bir durumda olmuştur… ve affedilemez hatalar yapıldığında, genellikle sıfırdan başlamak gerekir. En iyi belge yönetim sistemleri, bir belgenin yüklendiğinde her sürümünü kaydederek, önemli değişiklikler yapılmadan önce geçmişine geri dönmenize ve aksi takdirde işe yaramaz bir belge haline gelebilecek şeyleri kaydetmenize olanak tanır.

6. İzinler.

Çok büyük bir ekibiniz varsa, sosyal bir topluluğu kontrol altında tutmak bazen zor olabilir. Dosyaları ve belgeleri kimin silme veya değiştirme yeteneğine sahip olduğunu ve kimin yapamayacağını seçmenize izin verdiğinden, izinler bu konuda gerçekten gereklidir. En iyi belge yönetim sistemleri, yöneticilerin her çalışan için belirli izinler belirlemesine olanak tanıyarak, önemli belgelerin değiştirilmesine karşı kontrolün korunmasına ve korunmasına yardımcı olur.

7. Evrensel biçim desteği.

Son birkaç on yılda teknolojinin ilerlemesini izleyen herkes, dosya biçimlerinin sürekli değiştiğini bilir. Bugün, .pdf ve .docx gibi yaygın uzantılar profesyonel dünyaya hakim olabilir, ancak bu, düzenli olarak kullanılan başka dosya biçimlerinin olmadığı anlamına gelmez… ve gelecekte her zaman yeni dosya biçimleri ortaya çıkacaktır. Belge yönetim sisteminiz ne kadar çok formatı destekleyebilirse o kadar iyidir. Bu, yolda herhangi bir sorunla karşılaşmamanızı sağlayacaktır.

Dijital dosyaları işlemek için bir belge yönetim sistemi kullanmanın faydaları, genellikle tahmin edebileceğinizden daha etkileyicidir. Dijital dokümantasyon geleceğin dalgasıdır ve geçişi ne kadar erken yaparsanız o kadar iyi olur.

Belge yönetim sistemini dahil etmenin en belirgin faydalarından sadece birkaçı:

1. Azaltılmış fiziksel depolama.

Ofisiniz hala kağıt belgelere güveniyorsa, büyük olasılıkla kağıt yığınlarını işlemek için kapsamlı depolama çözümlerinin gerekli olduğunu onaylayabilirsiniz. Ofis alanı zaman geçtikçe daha pahalı hale geldiğinden, kağıt belgeleri saklamak için alan ödemek söz konusu olamaz. Bir belge yönetim sistemine geçmek, ofis alanını kaplayan kağıtları tarayıp karşıya yükleyebileceğiniz ve bu belgeleri parçalamanıza ve alanınızı geri kazanmanıza olanak tanıdığı anlamına gelir.

2. Daha düşük maliyetler.

Bir iş kurmak, özellikle finansal yükümlülükler söz konusu olduğunda zor bir süreç olabilir. Modern işletme sahipleri, maliyetleri düşük tutmak için mümkün olan her şeyi yapmalıdır ve bunu yapmanın en etkili yollarından biri de kağıda güvenmeyi bırakmaktır. Kağıt, özellikle çalışanlara bilgi dağıtmak için bir araç olarak kullanıldığında, bir yıl boyunca bir servete mal olabilir. Bir belge yönetim sistemi yalnızca bu ve diğer görevleri yerine getirme konusunda daha yetenekli olmakla kalmaz, aynı zamanda geçiş yaparak tasarruf edilebilecek para miktarı da etkileyicidir.

3. Belgelere anında erişim.

Günümüzün profesyonel ortamında anlık her şeye artan bir ihtiyaç var. Bu ihtiyacı görmezden gelmek, geride kalmanın en hızlı yoludur. Belgeler dosya dolaplarına yığıldığında, anında bir şey bulmak son derece zor olabilir. Bir doküman yönetim sisteminin en önemli özelliklerinden ve faydalarından biri, nerede olursanız olun, sizin ve çalışanlarınızın ihtiyaç duyabileceğiniz her türlü dokümana anında erişebilmenizdir.

4. Diğer işletmelere göre avantaj.

Birçok start-up’ın faaliyete geçtikten sonraki ilk beş yıl içinde başarısız olma eğiliminde olduğu talihsiz bir gerçektir. Tahmin edebileceğiniz gibi, diğer işletmelere göre rekabet avantajı elde etmek günümüz dünyasında sadece faydalı değil, aynı zamanda gereklidir. Rekabette üstünlük sağlamanın yollarını belirlemek her zaman kolay olmasa da, bir belge yönetim sistemi uygulamak, başlamak için harika bir yoldur. Bu adımı atamayan şirketler kaçınılmaz olarak geride kalacak ve geleceğe iyi hazırlanmış olanları gelişmeye bırakacaktır.

5. Belgelerin sağlam indekslenmesi.

Dosyalama sisteminiz ne kadar iyi organize edilmiş olursa olsun, fiziksel belgelerde çok fazla hata olasılığı vardır. Bir belge yönetim sistemi, size ve personelinize, her zaman her şeyin tam olarak nerede olduğunu bilmenize olanak tanıyan güçlü indeksleme yetenekleri sağlar. Dosyalarla dolup taşmış olsanız bile, her şeyden haberdar olmak için gereken tek şey, doğru organizasyonu sağlamak için biraz zaman ayırmaktır.

6. Hızlı dağıtım.

CEO’ların ve yöneticilerin belge yönetimi yazılımını uygulama konusunda tereddüt etmelerine neden olan bir şey varsa, bu süreçte geride kalmak istememeleridir. Dosyaları ve belgeleri yönetmek için tamamen yeni bir yönteme geçmek endişe verici olabilir, ancak çoğu zaman yanlış nedenlerle. Communifire gibi bir belge yönetim sisteminin kurulumu tahmin edebileceğinizden çok daha kolaydır, bu nedenle geçiş sırasında değerli zaman kaybetme konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

7. İyileştirilmiş müşteri hizmetleri.

Müşterileri mutlu etmek ve müşteri hizmetlerine odaklanmak her işletme için çok önemlidir. Bir belge yönetim sistemi, bilgi yönetimi yazılımı olarak ikiye katlanabileceğinden, müşterilerinize herhangi bir bilgiye, sorun giderme ipuçlarına veya seçtiğiniz belgelere anında erişim sağlarsınız. Bu, sorunları bir kağıt dokümantasyon okyanusunda gezinmekten çok daha kolay çözebilir.

8. Basit güncelleme işlemi.

Yazılımın doğası her zaman değişim içinde olduğundan, güncellemelerin olabildiğince hızlı ve kolay bir şekilde tamamlanması önemlidir. Communifire gibi belge yönetim yazılımı, artık yazılımı kendi başlarına güncellemekle ilgilenmeyenler için mükemmel bir çözümdür. Güncellemeler arka planda gerçekleşir ve süreçte değerli zamanın boşa harcanmamasını sağlar.

9. Daha yüksek verimlilik seviyeleri.

Verimlilik düzeylerini artırmak oldukça zor olabilir çünkü önünüze çıkan sorunları belirlemek her zaman kolay değildir. Verimlilik seviyelerini yeni zirvelere çıkarmak için gerekli adımları atmak önemlidir ve iş süreçlerinin düzenlenmesi tam olarak buna paraleldir. Siz ve personeliniz dosyaları yönetmek ve düzenlemek için bir belge yönetim sistemi kullandığınızda, şirketinizdeki üretkenlik seviyeleri şüphesiz artacaktır.

10. Hava geçirmez güvenlik.

Belgelerinizin son derece güvenli olduğuna inansanız bile, sorun çıkmayacağını kesin olarak bilmek imkansızdır. Belgeler bir kuruluşa girip çıkarken güvenlik her zaman sorgulanacak ve kağıdın kolayca çalınabilmesi veya imha edilebilmesi, önemli belgelerin her an ele geçirilebileceği anlamına geliyor. Sürüm oluşturma, orijinal bir dosyayı asla gerçekten kaybetmemenizi sağladığından, güvenlik yalnızca bir belge yönetim sistemine geçiş yaptığınızda geliştirilebilir.

11. Yeşil iş uygulaması.

“Yeşil olmak” sadece popüler bir trend değil, aynı zamanda büyüyen bir dünya için bir gereklilik. Her yerde insanlar çevre üzerindeki etkilerini azaltmak için adımlar atıyor ve bu felsefe iş dünyasına da uzanıyor. Yeşil bir işletme yürütmek her zaman kolay değildir, ancak kalıcı değişiklikler yapmanın en iyi yollarından biri, bir belge yönetim sistemi kullanmaya doğru ilerlemektir. Sadece daha çevre dostu bir iş modeli değil, aynı zamanda maliyetlerin de düşürülmesi anlamına gelen bu adım atılarak ayda binlerce sayfa kağıt tasarrufu sağlanabilir.

Senaryo ne olursa olsun, bazı şirketler için günlük iş etkinliklerini ele almak için yeni bir yönteme geçiş yapmak zor olabilir. Neyse ki, Communifire gibi bir belge yönetim sistemini uygulamak, genellikle büyük bir baş ağrısına yol açmayan kolay bir süreçtir. Bunu yaparken, personeliniz için deneyimi kolaylaştırmak için yapılabilecek şeyler de vardır.

Bir belge yönetim sistemini uygulamaya hazırlanırken aşağıdaki ipuçlarını aklınızda bulundurun:

1. Geçiş yapmanın önemini netleştirin.

Communifire gibi bir belge yönetim sistemine geçiş yapmaya karar verdiğinizde, bazı çalışanların bunun nedenlerini sorgulama olasılığı her zaman vardır. Birisi kendi yoluna koyulursa, yeni bir şey denemek için biraz ikna etmeye ihtiyacı olabilir. Personelinize bir belge yönetim sistemi uygulamanın faydaları hakkında bir arka plan vermek, süreci başlatmak, geçişle ilgili meraklarını veya endişelerini gidermek için mükemmel bir yoldur. Potansiyel sorunları ne kadar erken çözebilirseniz o kadar iyi olacağından, personelinizin sorularını en üst düzeyde eğlendirdiğinizden emin olun.

2. Son kullanıcılarınıza öğretmek için bir eğitim oturumu planlayın.

Communifire gibi belge yönetim yazılımının kullanımı son derece kolay olsa da, çalışanlarınızın sistemden en iyi şekilde nasıl yararlanacakları konusunda bilgili olması önemlidir. Her belge yönetim sistemi belirli miktarda ipucu ve püf noktası barındırır ve bunları personelinizle paylaşmak, üretkenlik seviyelerinin mümkün olduğunca yüksek olmasını sağlayacaktır. Bir eğitim seansının uzun sürmesi gerekmez ve hatta gerekirse sanal olarak da yapabilirsiniz. Oluşabilecek olası kullanıcı hatalarını önlemek için eğitiminizi sistem kullanıma girmeden önce planladığınızdan emin olun.

3. Kağıt belgeleri tarayın, dijital hale getirin.

Belge yönetim sistemine geçiş yaptığınızda yapmanız gereken ilk şeylerden biri kağıttan uzaklaşmak için adımlar atmaktır. Bu, belgelerin taranması ve dijital versiyonlarının belge yönetim sisteminize yüklenmesi anlamına gelir. Bu zaman alıcı bir süreç olsa da, kağıttan uzaklaşmanın getirdiği özgürlük ekstra çabaya değmez ve süreç ayrıca size hangi belgeleri tuttuğunuzu ve hangilerinin ortadan kaldırılabileceğini seçme ve seçme fırsatı verir.

4. Belge yönetim sisteminizi özelleştirin.

Communifire’ı belge yönetim sisteminiz olarak kullanmanın en iyi yanlarından biri, tamamen özelleştirilebilmesidir . “Her şeye uyan” yazılımın aksine, Communifire’ın görünümü, hissi ve işlevselliği, sizin ve çalışanlarınızın onu nasıl kullanmayı amaçladığına bağlı olarak değiştirilebilir. Yazılımınızın özelleştirilmesini ilerletmek için biraz zaman ayırdığınızda, Communifire’ın gerçek doğası, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına en iyi şekilde uyacak şekilde ortaya çıkarılabilir.

5. Satıcınızın müşteri desteğinden yararlanın.

Siz ve çalışanlarınız belge yönetimi yazılımını kullanma konusunda ne kadar bilgili olursanız olun, gerektiğinde müşteri desteğine güvenmek çok önemlidir. Axero’da, sorunlarla karşılaşan her kullanıcıya yüksek kaliteli desteği gururla sunuyoruz. Ne de olsa arada sırada biraz yardım istemekte yanlış bir şey yok ve kuruluşunuz sadece bunu yapmaktan fayda sağlayacak.

6. Personelinizle düzenli olarak check-in yapın.

Birçok CEO ve yönetici, personelinin uygulama sürecini iyi bir şekilde ele alması nedeniyle gelecekteki sorunların ortaya çıkmayacağına yanlışlıkla inanmaktadır. Yeni belge yönetim sisteminizi uyguladıktan sonra çalışanlarınızla görüşmek her zaman iyi bir fikirdir, çünkü bu kimsenin geride kalmamasını sağlayacaktır. Bir kuruluş ne kadar büyükse, bazı kişilerin sorun yaşama olasılığı o kadar yüksektir, bu nedenle ara sıra yapılan check-in’leri daha da önemli hale getirir.

Sonuç olarak.

İyi tasarlanmış bir belge yönetim sisteminin uygulanmasıyla birlikte gelen özellikler ve faydalar, bir organizasyonun her bölümünü etkileyebilir ve günümüzün rekabetçi iş ortamında bunları göz ardı etmek sorumsuzluktan başka bir şey değildir. Kağıdı bir kenara koyun – işleri bir sonraki seviyeye taşımanın zamanı geldi.

02 Temmuz 2021
13 kez görüntülendi

ZİYARETÇİ YORUMLARI

Henüz yorum yapılmamış. İlk yorumu aşağıdaki form aracılığıyla siz yapabilirsiniz.

BİR YORUM YAZIN